Retenção de INSS: regras, alíquotas e lista de serviços

Lidar com a parte fiscal e tributária de uma empresa é um desafio. São muitas siglas, regras e detalhes que, às vezes, parecem um quebra-cabeça impossível de montar. Uma das peças que mais gera dúvidas é a retenção do INSS, uma obrigação crucial para empresas que contratam serviços por meio de cessão de mão-de-obra ou empreitada.

Se você já se perguntou o que é, quando aplicar, qual alíquota usar ou se seu serviço se enquadra, você veio ao lugar certo.

Neste conteúdo, você vai conhecer todos os detalhes da retenção do INSS de um jeito claro e direto, para que você tenha segurança e tranquilidade na gestão fiscal do seu negócio. Vamos lá?

O que é retenção do INSS?

A retenção do INSS é uma espécie de “adiantamento” da contribuição previdenciária, sendo uma prática regulamentada pelo governo brasileiro.

Funciona assim: quando uma empresa (a contratante ou tomadora de serviços) contrata outra empresa (a prestadora) para realizar um serviço específico, a contratante é obrigada a reter uma parte do valor da nota fiscal e repassá-la diretamente à Previdência Social.

Essa medida funciona como uma garantia para o governo de que as contribuições previdenciárias dos trabalhadores envolvidos naquele serviço serão recolhidas. Para a empresa prestadora, o valor retido funciona como um crédito, que poderá ser compensado no momento de pagar suas próprias contribuições.

A Retenção de INSS ajuda a manter o sistema previdenciário sustentável e assegura que todos os profissionais inseridos no mercado de trabalho estejam devidamente protegidos por ele.

Em qual lei se baseia a retenção do INSS?

A retenção do INSS é baseada em uma legislação sólida. A principal referência são os artigos 31 e 35 da Lei nº 8.212/1991, que organiza a Seguridade Social no Brasil. Esses artigos preveem a obrigatoriedade da contribuição previdenciária por parte das empresas contratantes em determinados casos de contratação de serviços.

Além dela, os detalhes operacionais e as listas de serviços são definidos por Instruções Normativas da Receita Federal. A mais atual e que consolida as regras é a Instrução Normativa RFB nº 2.110, de 2022. Entre os pontos mais relevantes da instrução estão:

• Mantém a disposição de que não há tributação previdenciária sobre o benefício de alimentação concedido em vouchers ou tickets, com a restrição de concessão em dinheiro. Essa mudança é devido à posição consolidada do Superior Tribunal de Justiça.
• Estabelece que não há tributação previdenciária sobre o vale-transporte pago em dinheiro: essa mudança é decorrente da posição pacificada do Supremo Tribunal Federal (STF).
• Confirma que não há tributação previdenciária sobre o benefício de previdência complementar aberta privada a um grupo restrito de trabalhadores, não sendo obrigatório para todos. Essa alteração é decorrente da posição consolidada do Superior Tribunal de Justiça (STJ).
• Estabelece que não há tributação previdenciária sobre a assistência médica em diferentes modalidades aos trabalhadores, desde que a distinção não seja relacionada a cargo, função ou desempenho. Essa alteração é decorrente da posição consolidada do Superior Tribunal de Justiça.
• Determina que não há tributação previdenciária sobre o auxílio-babá, como alternativa ao auxílio-creche: essa mudança é decorrente da posição consolidada do Superior Tribunal de Justiça.

Conhecer a base legal é o que nos dá a confiança para executar os processos corretamente.

Para quem a retenção do INSS é obrigatória?

A obrigatoriedade da retenção recai sempre sobre a empresa contratante (tomadora dos serviços). Ou seja, é ela quem tem a responsabilidade de calcular o valor, reter e fazer o pagamento via Guia da Previdência Social (GPS).

Essa obrigação acontece quando a contratação do serviço se dá por meio de:

• Cessão de mão de obra;
• Empreitada.

Calma, vamos explicar cada um desses conceitos em detalhes mais à frente.

Quais são as alíquotas de retenção do INSS?

Existem basicamente duas alíquotas para a retenção do INSS, e a aplicação de cada uma depende do regime de tributação da empresa prestadora do serviço.

• Regra Geral (11%): Esta é a alíquota padrão. A empresa contratante retém 11% sobre o valor bruto da nota fiscal do serviço prestado. Isso significa que, em um contrato de R$ 10.000, por exemplo, R$ 1.100 seriam retidos para o pagamento do INSS.
• Alíquota Reduzida (3,5%): Esta é uma exceção para empresas prestadoras que são optantes pela Desoneração da Folha de Pagamento, também conhecida como Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Nesses casos, a retenção cai para 3,5% do valor bruto da nota. É  importante que a empresa prestadora destaque essa condição na nota fiscal para que a alíquota reduzida seja aplicada.

Quando acontece a retenção do INSS?

Como vimos, a retenção acontece nos contratos de cessão de mão de obra ou empreitada. Mas o que esses termos significam na prática? Entender essa diferença é crucial para aplicar a regra corretamente.

Cessão de mão de obra

Acontece quando os funcionários da empresa contratada são colocados à disposição da empresa contratante. Eles realizam serviços contínuos nas dependências da contratante ou em um local por ela indicado.

Pense em serviços de limpeza, segurança, jardinagem, recepção e manutenção predial. O foco aqui é a disponibilização de trabalhadores para a execução de tarefas.

Empreitada

Já a empreitada é a contratação para executar uma obra ou serviço específico, com um início e fim definidos. O foco não é a mão de obra em si, mas a entrega de um resultado final. Por exemplo, a reforma de um escritório, pintura de um prédio, instalação elétrica em um novo estabelecimento ou construção de uma estrutura.

A retenção na empreitada se aplica principalmente a serviços de construção civil. Veja a tabela: de um escritório, pintura de um prédio, instalação elétrica em um novo estabelecimento ou construção de uma estrutura.

Tipo de Empreitada	Aplicação da Retenção de 11%
Empreitada Total	Não há retenção. A Construtora é responsável por todo o projeto.
Empreitada Parcial	Há retenção. Contratação de parte da obra, sem fornecimento de material.
Subempreitada	Há retenção. A empresa contratada para a empreitada parcial contrata outra para realizar parte do seu serviço.

Diferenças entre Cessão de mão de obra e Empreitada

Para ficar ainda mais claro, aqui está um resumo das principais diferenças:

Característica	Cessão de Mão de Obra	Empreitada
Objeto do Contrato	Disponibilizar trabalhadores para a contratante.	Executar uma obra ou entregar um serviço específico.
Foco	Mão de obra.	Resultado final.
Subordinação	Os trabalhadores ficam à disposição da contratante.	Não há vínculo direto de subordinação com a contratante.
Retenção do INSS	Sempre aplicável para os serviços listados em lei.	Aplicável principalmente na construção civil (parcial e subempreitada).

Dependência de Terceiros

Esse é um conceito-chave na cessão de mão de obra. O serviço contratado depende do envio de pessoal da contratada para a sede da contratante (ou local indicado por ela).

Serviços Contínuos

Geralmente, a cessão de mão de obra envolve serviços que não têm um “fim” único, como a empreitada. Manutenção, limpeza e segurança são exemplos de necessidades contínuas de uma empresa.

Colocação à disposição da empresa contratante

É a essência da cessão de mão de obra. Os trabalhadores da prestadora atuam sob a coordenação e nas dependências da tomadora do serviço.

Lista de serviços sujeitos a retenção do INSS

A legislação define uma lista com todos os serviços que estão sujeitos à retenção de 11% quando contratados via cessão de mão de obra. Uma dúvida comum é se essa lista é apenas um exemplo (exemplificativa) ou se é uma regra fechada (taxativa).

A resposta é: a lista é taxativa. Isso significa que a retenção só deve ser aplicada para os serviços que estão expressamente descritos na lei. Se o serviço contratado não estiver na lista, não há retenção.

Aqui estão os principais serviços:

• Serviços de Limpeza, Conservação ou Zeladoria: Esses serviços envolvem a manutenção e o cuidado de propriedades ou instalações. A limpeza, por exemplo, pode incluir a limpeza de escritórios, residências, fábricas, entre outros.
• Vigilância ou Segurança: Os serviços de segurança privada e vigilância continuam sujeitos à retenção de INSS.
• Construção Civil: O setor de construção civil permanece como um dos mais relevantes quando se trata de retenção de INSS. Qualquer trabalho de construção, seja ele grande ou pequeno, está sujeito a essa retenção.
• Serviços de Digitação e Preparação de Dados para Processamento: Esses serviços envolvem a entrada manual de dados em sistemas de computador e estão sujeitos à retenção de INSS.
• Serviços de Transporte Rodoviário Coletivo de Passageiros: Incluídos pela Instrução Normativa RFB nº 2.035/2021, esses serviços passaram a ser sujeitos à retenção de INSS.
• Serviços de Saúde: Com exceção dos prestados por cooperativas, os serviços de saúde também passaram a ser sujeitos à retenção, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.035/2021.

Observação: Os serviços de natureza rural deixaram de ser sujeitos à retenção de INSS pela Lei nº 13.606/2018.

Dispensa da retenção do INSS

Mesmo que o serviço esteja na lista, existem algumas situações específicas em que a empresa contratante fica dispensada de fazer a retenção. São elas:

• Quando a contratação for realizada por intermédio de sindicato da categoria ou de Órgão Gestor de Mão-de-Obra (OGMO). Nesses casos, o sindicato ou a OGMO é responsável por gerenciar as contribuições previdenciárias dos trabalhadores avulsos, desonerando a empresa contratante dessa responsabilidade.
• Quando o contratante paga pelo resultado final da obra ou serviço e não pela mão-de-obra utilizada. Nesse caso, a responsabilidade pela retenção do INSS dos trabalhadores envolvidos fica a cargo da empresa contratada, não do contratante.
• Quando a obra ou o serviço é realizado integralmente nas instalações da empresa contratada. Como o contratante não tem controle sobre os trabalhadores que executam o serviço, a responsabilidade pela retenção do INSS é da empresa contratada.
• Quando a entidade contratada é isenta de contribuições sociais. Entidades beneficentes de assistência social que atendam a determinados requisitos legais gozam de imunidade em relação a contribuições sociais, inclusive o INSS.

Inaplicabilidade da retenção do INSS

Por fim, existem casos em que a retenção simplesmente não se aplica, pois as características do serviço não se encaixam nas regras. Os principais são:

• Serviço de Contratação Total: Neste caso, não há retenção de INSS porque o contratante paga pelo fornecimento integral de um bem ou produto, e não pelo serviço prestado.
• Transporte de Carga: A retenção de INSS é inaplicável quando o contratante paga pelo deslocamento de mercadorias, e não pela mão de obra do motorista.
• Contratação Realizada nas Dependências do Prestador de Serviço: Quando um serviço é contratado e realizado inteiramente dentro das dependências do prestador, a retenção do INSS não é aplicável.
• Serviços Realizados por Órgãos Públicos: As entidades governamentais, enquanto prestadoras de serviços, estão isentas da retenção do INSS.
• Serviços de Construção Listados na Seção XIII da Instrução Normativa RFB nº 971/2009: Esta seção da Instrução Normativa detalha uma lista de serviços de construção civil que estão isentos da retenção do INSS.

A gestão fiscal pode (e deve) ser mais simples

Navegar pelas regras da retenção do INSS pode parecer complexo, mas entender a lógica por trás delas é o primeiro passo para garantir a conformidade e evitar dores de cabeça com o Fisco. A diferença entre cessão de mão de obra e empreitada, as alíquotas e as listas de serviços são detalhes substanciais que fazem toda a diferença.

Erros no recolhimento podem gerar multas e juros, enquanto o pagamento correto garante a segurança jurídica e fiscal do seu negócio.

Lembre-se sempre: a informação é a chave para a conformidade fiscal e previdenciária. Mantenha-se atualizado e mantenha sua empresa em conformidade com as normas.

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